¿Cómo deben estar equipadas las salas de conferencia?

A la hora de organizar un evento empresarial o institucional, se debe procurar que las condiciones del lugar a contratar reúna las comodidades necesarias y los implementos técnicos y tecnológicos que se adecuen a las necesidades de la reunión. ¿Qué deben incluir las salas para reuniones en su equipo?

Entre los aspectos básicos que deben poseer las salas de conferencias, se encuentran los siguientes:

- Sillas y mesas cómodas: Aunque puede parecer una obviedad, es importante comprobar antes de contratar una sala de conferencias que el mobiliario garantizará la comodidad de la audiencia. Después de todo, las personas se concentran mejor si se encuentran cómodas.

- Climatización: Otro elemento importante relacionado con el punto anterior. La temperatura ha de ser confortable para el público.

Cada tipo de evento posee requerimientos técnicos propios, pero existen, sin embargo, algunos elementos generales que debe poseer una sala de reuniones o conferencias para satisfacer al cliente. Algunos de ellos se pueden compendiar como sigue:

- Equipo técnico de sonido: Que, dependiente de la cantidad de asistentes, puede incluir micrófonos y parlantes, para garantizar la buena audición de todo el público presente.

- Proyectores audiovisuales: Imprescindibles para la presentación de diapositivas o videos destinados a acompañar o ilustrar el discurso de los expositores.

- Acceso a Internet inalámbrico: Con la importancia actual del uso de la red, este requerimiento se vuelve uno de los imprescindibles que debe poder cumplir una sala de conferencias.

- Servicios complementarios: Además, de acuerdo a las necesidades del evento en particular, es importante considerar si se requieren algunos servicios complementarios tales como servicio de traducción e interpretación; servicio de almuerzo, aperitivo o desayuno; servicio de teléfono y fax, por mencionar solo algunos.

Además, según las características de la actividad a realizar, se debe tener en cuenta que distribución de los salones de conferencias es la más adecuada. Por lo general, se ofrecen salas de reuniones de los siguientes tipos:

- En forma de “u”: En la que los escritorios o mesas se distribuyen circularmente, ubicándose el expositor en la parte central.

- En forma de círculo: Donde las mesas se distribuyen en forma de “o”, quedando todos los asistentes a la vista del resto.

- En forma de tribuna: Se coloca un mesón central, donde han de ubicarse los expositores, y sillas distribuidas en filas para la audiencia. Cada fila puede incluir o no mesas, de acuerdo a las necesidades del evento.

Es importante tener en cuenta estas posibles distribuciones entre público y expositores para elegir la que mejor se adapta a las necesidades del evento a realizar. Por la misma razón, es importante que la sala de conferencias a contratar posea todas las opciones entre las cuales optar.